Akten archivieren sicher beurteilen

Dokumente lagern, suchen und aussondern

Redaktionell verantwortlich: · geprüft am

Arbeitsablauf in vier Phasen

  1. Aufgabe, Informationsbedarf und Arbeitsmittel klären
  2. Arbeitsplatz und digitale Systeme passend einstellen
  3. Aufgabe mit geplanten Wechseln, Kommunikation und Pausen bearbeiten
  4. Ergebnis sichern, offene Punkte übergeben und Arbeitsmittel geordnet verlassen

Tätigkeit zerlegen

Arbeitsmittel

  • Regale, Leiter, Wagen, Scanner

Stoffe und Materialien

  • Staub, gegebenenfalls Schimmel

Arbeitsumgebung

  • Archiv mit engen Gängen

Personengruppen

  • Archiv- und Verwaltungspersonal

Typische Gefährdungen

  • Herabfallende Gegenstände

    Mechanische Gefährdungen entstehen, wenn bewegte Teile, Werkstücke, Oberflächen oder gespeicherte Kräfte Menschen verletzen können. Herabfallende Gegenstände bezeichnet die konkrete Ausprägung bei Lagerung, Krantransport und Arbeiten übereinander.

  • Schimmelpilze

    Biologische Gefährdungen entstehen durch Mikroorganismen, Zellkulturen, Endoparasiten oder biologisch belastete Materialien. Schimmelpilze bezeichnet die konkrete Ausprägung in feuchten Gebäuden, Archiven, Kompost und Sanierung.

  • Manuelles Heben und Tragen

    Ergonomische Gefährdungen entstehen, wenn körperliche Anforderungen, Arbeitsmittel und Umgebung nicht menschengerecht aufeinander abgestimmt sind. Manuelles Heben und Tragen bezeichnet die konkrete Ausprägung beim Kommissionieren, Zustellen, Pflegen und auf Baustellen.

Tätigkeitsspezifische Maßnahmen

  • Regallasten, sichere Entnahme und Prüfung auf Feuchte beziehungsweise Schimmel organisieren.
  • Arbeitsmenge, Prioritäten und Zuständigkeiten realistisch und widerspruchsfrei gestalten
  • Bildschirm, Eingabemittel, Mobiliar, Beleuchtung und Bewegung auf die Aufgabe abstimmen

Unterweisungsanlässe

  • bei Aufnahme neuer Aufgaben oder Einführung neuer Software
  • bei Wechsel in Homeoffice, Desksharing oder andere Arbeitsorganisation
  • bei Beschwerden, Konflikten, Fehlerhäufung oder Überlastungsanzeichen

Erforderliche Nachweise

  • Tätigkeits- und Arbeitsplatzbeurteilung
  • Unterweisungs- beziehungsweise Einweisungsnachweis
  • dokumentierte Maßnahmen- und Wirksamkeitskontrolle

Berufe und Branchen

  • Archivar/in
  • Verwaltung

Amtliche Grundlagen